Negocios dentro del negocio: Servicio de copiado

Al implementar el servicio de copiado en la papelería se deben considerar dos funciones básicas, la primera es la rentabilidad que proporciona el margen de utilidad por copia y la segunda, algo más difícil de medir, es la multiplicación de ventas, ya que los clientes que se acercan a sacar copias, en ocasiones terminan realizando una compra por impulso de otros productos, actuando el copiado como un imán en la atracción de clientes.

Para tomar una buena decisión hay que considerar algunos puntos:

Precauciones en la inversión inicial

El tamaño o capacidad del equipo debe estar en relación con el volumen mensual estimado de copias; la velocidad también es importante para la eficiente atención al público.

A menor precio de la fotocopiadora, mayor costo por copia, debido a que el valor de los insumos es más alto cuando el equipo es más pequeño.

Se debe tomar en cuenta el año de fabricación, ya que los modelos descontinuados dependen de materiales y repuestos costosos, difíciles de obtener. También se ofertan equipos remanufacturados, sometidos a un cambio total de las piezas de mayor desgaste; otros de los que se ?dice? fueron remanufacturados, pero que apenas están reparados en sus partes defectuosas.

Los equipos análogos han sido superados por los digitales de última generación, los cuales son menos mecánicos, con menos espejos y partes móviles, lo que reduce el número de visitas técnicas.

El costo por copia

Se deben analizar los materiales que se consumirán además del papel, tales como el cilindro y la cuchilla (que tienen una vida útil limitada), el toner y el revelador. Se establece el costo por copia considerando el valor de éstos sobre el número de copias que rinden.

Se advierte que hay algunos malos vendedores de copiadoras, que exageran sobre el desempeño de sus suministros, por ello es muy importante informarse con precisión y exigir referencias de otros equipos instalados para comprobar el rendimiento de los materiales.

Donde comprar

Es importante que la casa proveedora esté provista de un stock suficiente de materiales y repuestos constantemente, también que cuente con un departamento técnico eficiente. El respaldo del fabricante a la firma vendedora es fundamental, como también la seriedad y trayectoria de la misma ya que de ello depende la garantía sobre su inversión.

El futuro a todo color

Se establece una analogía entre la T.V. en blanco y negro o a color, de la misma manera entre la fotografía b&n y a color, la tecnología evoluciona y los costos del color bajan, haciendo cada vez mas pequeña la brecha de costos entre ambas opciones. Hace 7 años una fotocopiadora color costaba alrededor de US$ 60.000, hoy cuesta US$ 15.000 y realiza 22 copias color por minuto (40 en negro), siendo los costos por copia de alrededor de US $ 0.30 y el precio de venta US $ 1 aproximadamente. La proyección de la industria nos hace suponer que vamos hacia un futuro a todo color. (leer noticias pág. 12).

La tendencia es a colores

El color captura un 82% más la atención, es 39% más memorizable, el 55% de las personas escogen primero un documento a color que otro, el color acelera el entendimiento en 78%, obteniendo un 14% más de comprensión. Existe una tendencia creciente al copiado a color, a todos les gusta. Aseguran que el color mejora las ventas y la cobranza, ya que destacar la fecha y el valor mejora el tiempo de respuesta 30% y el 2.5% de la gente, paga mas gustosamente su factura cuando es a color .
(fuente: Color for impact, Jan B. White).

Para la elaboración de este artículos se entrevistó a: Sr. Francisco Acosta y Sr. Luis Heredia de Xerox Document Company, Sr Germán Saona C. de Intermaco Toshiba, Ing. Rubén Cevallos de Sharp del Ecuador, Ing. Raúl Gómez R. de Datapro Canon, Sr. Joaquín Almagro de Toner & Suministros.

Recomendaciones de un experto

El Sr. Nélson León Artos está vinculado al negocio de fotocopiado desde hace más de 30 años. Se desempeñó como gerente técnico, instructor de técnicos y gerente general, en empresas como Xerox, Ecuacopia e Imporcopia, lo que le permitió conocer la actividad en países como Colombia, Ecuador, Brasil, México, Panamá y EE.UU. Por su experiencia en este negocio le pedimos algunos consejos que aquí transcribimos.

El éxito del servicio descansa en dos pilares fundamentales, rapidez y calidad.

Es primordial proveer un servicio veloz, por esto recomienda fotocopiadoras de al menos 30 copias por minuto y que saquen la primera copia en menos de 6 segundos. También las que poseen by-pass agilitan la operación, ya que pueden alimentarse con varios originales automáticamente, siendo esto muy útil para las escrituras notariales o tesis. Las pantallas de tamaño A3, con sistema de libro abierto son muy recomendables ya que simplifican y aceleran el trabajo.

Los equipos digitales de última generación son muy prácticos, y en un futuro sus materiales bajarán de precio, ya que el costo por copia de los tradicionales análogos sigue siendo más bajo.

Si no se usan suministros originales, es necesario reparar en que no todos los consumibles genéricos son de calidad aceptable, de todos modos existen posibles alternativas de buena calidad generalmente originarias de EE.U. o Japón.

Las características del papel son esenciales para la calidad de la fotocopia, éste debe ser de gran blancura, 75 gr., que no suelte la pelusa que contamina el revelador, de corte impecable para evitar alimentación múltiple y para impedir que se trabe interrumpiendo el trabajo o rayando el cilindro. Es importante que el empaque sea grueso e impermeable, así se evita la humedad y con ello las hojas pegadas y una alimentación defectuosa, con consecuencias de desperdicio de material y posibles daños al equipo.